Uma avaliação remota é aquela que ocorre à distância, utilizando tecnologias de comunicação, como a internet, e ferramentas virtuais. Em vez de ser realizada em um ambiente físico, como uma sala de aula ou um escritório, os participantes podem completar a avaliação a partir de qualquer local com acesso à internet. Esse método permite uma maior flexibilidade em termos de tempo e localização, mas também apresenta desafios únicos em termos de logística e garantia de qualidade.
A aplicação de avaliação remota cresceu enormemente por meio da evolução da tecnologia das coisas, e foi ainda mais difundida em razão da pandemia da covid-19, que permitiu que a produtividade se mantivesse em diversos setores da prestação de serviço.
Em recente Ofício publicado pela Diretoria do Inmetro (Ofício nº 5/2023/Cgcre-Inmetro, de 23 de fevereiro de 2023), esclareceu-se que os casos de auditorias remotas pelos organismos certificadores devem considerar o advento de condições extraordinárias, como uma nova onda da pandemia do coronavírus, no momento da verificação, ou mesmo algo de força maior, como guerras, acontecimentos políticos ou eventos da natureza que coloquem auditores em risco durante o deslocamento até a organização a ser auditada.
Tais condições devem ser avaliadas junto a autoridades sanitárias e governamentais, e formalmente justificadas antes mesmo do planejamento da auditoria remota.
Independentemente da posição do Cgcre do Inmetro sobre seus organismos acreditados, a avaliação remota tem sido recorrente em outros casos, igualmente cruciais para medir processos e riscos das organizações, de maneira a diminuir custos e prazos das avaliações.
Ao mesmo tempo que oferece vantagens, a avaliação remota também apresenta desafios em termos de segurança e garantia da integridade do processo, bem como a necessidade de garantir uma conexão estável com a internet e acesso à tecnologia adequada para todos os participantes.
Nos casos em que a organização se utiliza deste recurso remoto, é importante garantir que algumas medidas no processo de auditoria permaneçam sendo tomadas.
1. É crucial oferecer instruções claras e detalhadas sobre como participar da avaliação remota, incluindo como acessar a plataforma de avaliação, quais ferramentas utilizar e o que se espera dos participantes.
2. É importante comunicar claramente as expectativas em termos de tempo, formato e critérios de avaliação. Os participantes devem entender o que é esperado deles e como serão avaliados. Essa expectativa deve ser avaliada e ajustada logo no primeiro dia de avaliação. A agenda da reunião da avaliação deve ser enviada com antecedência para que todos os participantes se preparem adequadamente.
3. Deve-se reservar e prever no planejamento da avaliação o tempo para que os participantes testem a tecnologia a ser utilizada e se familiarizem com a plataforma de comunicação. A ausência desses cuidados pode resultar em problemas técnicos cruciais, atrasos e ruídos de comunicação. É essencial realizar testes de tecnologia antecipadamente para garantir que todos os participantes possam acessar e participar sem problemas no momento reservado para a avaliação.
4. É necessário oferecer suporte técnico durante a avaliação remota, pois isso evita participantes desorientados e frustrados ao encontrarem problemas técnicos. É importante ter um plano de contingência e oferecer suporte técnico caso os participantes encontrem dificuldades. Por isso, garantir a disponibilidade da infraestrutura de tecnologia das empresas envolvidas é indispensável.
5. A integridade de documentos e origem das informações deve ser confirmada, para que as evidências sejam consideradas válidas ao longo da avaliação. Assim, evitam-se ruídos de comunicação e ainda a impropriedade de documentos e informações ofertadas.
6. Deve- se levar em conta as limitações tecnológicas dos participantes, como a qualidade da conexão à internet ou o acesso a dispositivos compatíveis, o que pode excluir certos grupos de pessoas e distorcer os resultados da avaliação.
7. É necessário emitir feedback oportuno e construtivo após a avaliação, para que os participantes compreendam suas áreas de melhoria e promovam um futuro de melhorias contínuas.
É importante garantir que as pessoas se sintam à vontade para participar de processos de avaliação remota e, portanto, que contem com a melhor condução do avaliador de maneira a permitir a fala e a escuta, bem como a apresentação da documentação, constituindo as evidências dos fatos mais pertinentes ao escopo avaliado, em uma amostragem significativa para manter a independência e integridade da avaliação.
