Originalmente publicado no blog da SAI360, parceira da Ambipar ESG para tecnologias GRC.
Durante o primeiro trimestre, muitas organizações começam a coletar as respostas de suas campanhas anuais de Conflitos de Interesses. A importância de ter uma política sólida de Conflitos de Interesses – juntamente com educação e treinamento adequados – não pode ser subestimada. É fundamental para um programa de compliance significativo.
A necessidade de saber gera a necessidade de responder. Determinar os interesses externos de cada funcionário ou associado garante que uma organização não seja colocada, sem intenção, em uma posição de comprometimento ou Conflito de Interesses.
Evitar surpresas na divulgação e estabelecer controles onde haja potenciais conflitos protege a organização e o indivíduo de riscos à reputação e legais.
Entretanto, gerenciar isso em grande escala requer preparação, planejamento e comunicação transparente.
De acordo com a Diretoria de Soluções da SAI360 algumas das principais razões pelas quais uma empresa ou organização busca aprimorar seus processos de Conflito de Interesses ou considera uma solução para gerenciá-los podem incluir:
- Manter-se em conformidade com a legislação vigente;
- Prejuízo reputacional quando uma companhia ou organização recebe imprensa negativa;
- Riscos de redes sociais de tweets ou posts de LinkedIn problemáticos;
- A necessidade de substituir processos manuais obsoletos.
Conflitos de Interesses são uma grande preocupação
O processo de Conflito de Interesses é complexo. Envolve muitas pessoas trabalhando em cargos diferentes — sejam administradores, revisores, membros de comitê ou outros — para lidarem em conjunto com situações organizacionalmente críticas.
Ter um processo robusto aumenta a conscientização em toda a organização sobre o que define uma situação de Conflito de Interesses. Gerenciar um Conflito de Interesses de forma eficaz e eficiente exige a captura e registro de informações. Por exemplo, talvez um membro do conselho também trabalhe para um concorrente, o que exigirá um controle de compensação. No entanto, esse indivíduo pode não estar ciente de que a documentação de relações profissionais externas é necessária. Nesse caso, a documentação é imprescindível.
Encarar um Conflito de Interesses de frente também requer o amadurecimento de seus processos de educação. E o uso de linguagem não abrasiva para encorajar ao invés de dissuadir as pessoas de declararem interesses externos. Ações como essas impulsionarão a documentação e colocarão as proteções corretas em prática.
Não faltam preocupações ocultas ou negligenciadas em auditorias de Conflito de Interesses, como realizar treinamentos de investigadores com pouca frequência, deixar de publicar políticas no site da empresa ou não divulgar um determinado relacionamento.
Algumas questões comuns sobre Conflito de Interesses incluem:
- Por que fazemos isso todo ano?
- Deveríamos expandir isso a outros indivíduos com quem não trabalhamos? Por que ou por que não?
- Todo mundo sabe claramente o que informar? Quais são as lacunas?
- Tem um jeito melhor de realizar este trabalho? Como fazemos?
Por que existe desconforto acerca de campanhas de Conflito de Interesses? Frequentemente, é porque muitas pessoas não têm o conhecimento sobre que tipos de relacionamentos devem ser informados. Outras ainda não agem de acordo com as expectativas da organização.
Além disso, lidar com preocupações de Conflitos de Interesses é estressante. Afinal, esse trabalho envolve um potencial comprometimento da capacidade de julgamento de alguém, bem como de tomar decisões de compras, de sua habilidade de trabalhar e assim por diante. E claro, a situação complica ainda mais quando o atendimento ao paciente, bem como sua segurança e bem-estar, são prejudicados como resultado.
A importância da gestão de Conflitos de Interesses
Entender as relações pessoais e profissionais que as pessoas têm com a sua organização e fora dela não é só uma boa ideia, mas uma necessidade. Alguns motivos incluem:
- No ambiente de pesquisa, onde subsídios e financiamentos são essenciais e estão sujeitos a rigorosa avaliação científica e ética, é importante conhecer os relacionamentos externos dos pesquisadores, como com empresas farmacêuticas. Isso é especialmente importante quando os relacionamentos coincidem com o objeto de estudo da pesquisa;
- Aderência às suas políticas;
- Conformidade com a legislação vigente;
- Ao endereçar motivos como esses, muitos fazem a pergunta do “teste do jornal”: se a mídia divulgar uma relação, o quão confortável você vai estar com a história publicada?
Por exemplo, a lei estadunidense Stark Law proíbe médicos (com algumas exceções) de encaminhar pacientes a serviços de saúde como radiologia ou fisioterapia se essa entidade for um membro imediato da família ou parceiro financeiro. Portanto, as organizações devem considerar o que fazer caso essa proibição, ou qualquer outra, seja violada. E se a reputação da marca e a confiança entre consumidores e clientes pode diminuir como resultado.
A próxima fase
Em breve, sua organização pode ficar sobrecarregada com o trabalho de diminuir a carga de coletar, revisar, responder e gerenciar informações de relacionamentos. Principalmente se você depende de planilhas, formulários e e-mails criados manualmente.
É uma carga administrativa pesada enviar pesquisas, coletar respostas dentro do prazo, cobrar colaboradores que ainda não tenham compartilhado informações, registrar e atualizar planilhas e encaminhar acordos ou planos de gestão por e-mail. No processo, pontos-chave podem passar despercebidos.
Softwares levam ao sucesso
Para que o programa de uma organização seja bem-sucedido, é necessário que exista um processo para três fluxos de compartilhamento:
- Uma nova contratação ou um indivíduo com quem você esteja começando a construir um relacionamento.
- Anualmente, para todos os participantes de uma campanha, preferencialmente em conjunto com um treinamento sobre o que compartilhar e sobre a política corporativa.
- Ad hoc, para que, ao longo do ano, as pessoas possam compartilhar novos relacionamentos e atualizar relações compartilhadas anteriormente.
Felizmente, o processo está se tornando mais tecnológico do que manual. Isso reduz a probabilidade de erros e aumenta a eficiência por meio da automação. A tecnologia permite a integração no fluxo de aprendizagem ou treinamento e na certificação de políticas, além de possibilitar fluxos de trabalho automatizados, para que aqueles que precisam estar cientes de um problema sejam informados e tenham um fluxo de decisão adequado ao responder.
A tecnologia também pode fornecer evidências de que há um processo sólido implementado. Algumas características úteis dos softwares são:
- Armazenamento de declarações anteriores;
- Lógica de ramificação para facilitar o preenchimento do formulário;
- Autenticação única (SSO) para facilitar o acesso;
- Integração com o gerenciamento de políticas e de conformidade, entre outros aspectos importantes de um programa de compliance;
- Lembretes automáticos com escalonamento para supervisores;
- Capacidade de gerar relatórios ao final da campanha para demonstrar conformidade e analisar a eficácia.
Planos de criação e gerenciamento podem automatizar grande parte do trabalho pesado por meio de automação, incentivos e rastreamento, sinalizando problemas que precisam de atenção.
Por exemplo, uma solução tecnológica pode oferecer suporte SSO para simplificar o envio e acesso às declarações. Formulários inteligentes com lógica de ramificação podem se adaptar em tempo real de acordo com as respostas fornecidas. Dados aplicáveis de envios anteriores podem ser transferidos automaticamente e pré-preenchidos. E as equipes responsáveis podem ser notificadas em tempo real sobre as necessidades de revisão das declarações. Softwares também podem auxiliar na compreensão de obrigações legais e na gestão de políticas necessárias para a conformidade regulatória.
Mantendo-se atualizado
Relações comerciais inadequadas se tornaram manchetes frequentes na mídia. O principal culpado, muitas vezes, é a reputação. Por exemplo, quando alguém não entende as regulamentações e regras, pode tomar decisões baseadas em suposições equivocadas, prejudicando a organização.
Considerações finais
Durante a sua campanha anual de Conflito de Interesses, identifique maneiras de aprimorar e melhorar o processo por meio da tecnologia para evitar erros humanos ou omissões. Capture os pontos críticos ao longo do processo. Ao finalizar sua campanha de Conflito de Interesses, analise retrospectivamente seu processo, dados e ferramentas. Determine o que funcionou bem e o que precisa ser melhorado.
Priorizar a educação e a conscientização sobre Conflitos de Interesses melhora os processos e as expectativas organizacionais, garante de bom senso nas decisões, promove uma cultura positiva no ambiente de trabalho, ajuda a cumprir requisitos legais e aprimora decisões de gestão, sistemas e limites de atuação.
Esteja preparado para o sucesso e a tranquilidade. Conheça as consequências e busque ajuda quando precisar.
