São Paulo, 10 de março de 2020 – Com o surto de coronavírus, muitas empresas estão revendo suas práticas de negócios para se adaptarem a possíveis problemas envolvendo a contaminação de funcionários, impacto na cadeia produtiva e outros aspectos. A SAI Global, líder mundial em solução de gerenciamento de risco e parceira estratégica da Bravo GRC para o Brasil e demais países da América Latina, elencou uma série de cuidados e parâmetros para as empresas se prepararem. Confira o artigo assinado por James Green, diretor do Departamento de Serviços de Consultoria de Riscos da SAI Global:
Como Preparar sua Empresa para um Surto de Coronavírus
James Green (publicado originalmente no dia 27 de fevereiro de 2020)
Com o aumento da preocupação global a respeito de um surto “inevitável” de coronavírus (COVID-19), as empresas enfrentam vários desafios de respostas rápidas que vão desde saúde e bem-estar dos funcionários a cadeias de suprimento interrompidas. A SAI Global orienta a tomada de medidas para preparar e implementar um plano de continuidade de negócios.
Considerando as variáveis desconhecidas a respeito do último surto de coronavírus, muitas empresas em todo o mundo precisam avaliar sua prontidão para o possível impacto que ele poderá ter sobre suas operações, sua cadeia de suprimento e o bem-estar dos funcionários.
Agora, ao investir no desenvolvimento, na implementação e na manutenção de um programa de gestão de continuidade de negócios (GCN), as empresas podem fornecer a abordagem mais efetivas para restaurar e retomar funções e processos importantes e essenciais. E, o mais importante, oferecer uma camada de proteção para seus ativos mais importantes: pessoas, informações, fluxo de caixa e reputação.
Vamos analisar a forma de proteger adequadamente sua empresa.
- Tempo é tudo
Como as autoridades alertam que o surto do vírus COVID-19 começa a se alastrar em todo o mundo, as empresas podem se preparar ativamente para seu impacto. Criar um programa de GCN aumenta a velocidade de recuperação, possibilitando que você foque em aspectos críticos. É muito mais fácil se recuperar de uma crise seguindo um plano completo, em vez de tentar estabelecer tudo de uma só vez.
Resposta à pandemia
Faça uma lista dos tipos de interrupções que podem surgir. Por exemplo, caso seu negócio dependa fortemente de fornecedores externos, você precisa buscar fontes alternativas?
Seus prestadores de serviços ou os prestadores de serviços de seus prestadores de serviços atuam nas regiões infectadas? Em caso afirmativo:
- Identifique os impactos operacionais e sobre sua receita desde possíveis interrupções a principais fornecedores e prestadores de serviços.
- Considere a viabilidade de terceirizar produtos, ingredientes e componentes de fornecedores alternativos.
- Caso você saiba que será afetado daqui a três meses (ou até mais), você deve reduzir sua produção ou saída AGORA.
- Você consegue postergar as remessas para clientes de forma viável?
Capacidades de trabalho a distância
Sua infraestrutura de TI pode já conseguir lidar com uma base de trabalho à distância de 100 funcionários, mas imagine mil funcionários trabalhando à distância. Você conta com largura de banda e licenças de VPN para possibilitar que seus funcionários trabalhem de forma produtiva? Faça a você mesmo a seguinte pergunta:
- Seus funcionários podem trabalhar à distância?
- Eles têm notebooks, equipamentos de telecomunicação ou capacidades de banda larga boas?
- Como você tem aplicado suas políticas de privacidade de dados para que elas estejam em linha com os regulamentos governamentais?
2. Mantenha seus funcionários em segurança, informados e preparados
Seus funcionários são seu ativo mais importante. Em primeiro lugar, é fundamental que todo funcionário saiba o que fazer, seja em termos de bem-estar pessoal ou dos que estão ao seu redor. Sem orientação, treinamento e linhas de comunicação abertas adequados, seu local de trabalho pode estar suscetível a histeria e pânico.
Como já vimos, esse último surto de coronavírus está cercado de mitos e informações equivocadas; buscar as informações corretas e verificar sua confiabilidade é vital. Então, garanta que sua mensagem para seu quadro de funcionários rompa teorias de conspiração e informações imprecisas.
Apoio à saúde e ao bem-estar de seus funcionários
Crie um plano de comunicação interna – o plano também deve fazer parte de seu plano de comunicação para gestão de crises. Nele, você deve identificar mensagens importantes e simples, um processo confiável e as formas de fornecer atualizações contínuas e obter um feedback dos funcionários.
Destaque as medidas tomadas pela empresa com relação a seus funcionários.
- Resuma as políticas da empresa – descreva a cobertura de planos de saúde, preventiva e de tratamento; assiduidade, incluindo folga remunerada; continuidade da folha de pagamento; viagens; e reuniões de grupo.
- Descreva o possível impacto de um surto sobre suas operações, serviços, viagens, cadeias de suprimento, negócios, receitas, etc., para que os funcionários possam se planejar adequadamente.
- Crie uma supervisão de comunicação e gestão adicional a ser implementada em ambientes de trabalho onde a transmissão de doenças respiratórias geralmente é mais prevalente.
- Forneça um resumo ou análise de seu plano atual de preparação para enfrentamento de pandemia.
- Certifique-se de disponibilizar com frequência lembretes da existência de Programas de Assistência a Funcionários para suporte emocional.
- Utilize vários canais para transmitir informações que estejam em linha com as recomendações de saúde pública sobre a prevenção de surto de doença infecciosa a seus funcionários, bem como ações de higiene e prudentes.
- Acompanhe a Organização Mundial da Saúde (OMS), o Departamento de Saúde e Serviços Humanos (HHS), o Centro de Controle e Prevenção de Doenças (CDC) e relatórios e atualizações de órgãos de saúde locais.
Revise e prepare uma estratégia de trabalho a distância para as áreas de seu negócio que podem manter práticas de telecomunicação.
- Isso inclui acesso a componentes e comunicações de tecnologia essenciais entre os funcionários.
- Articule claramente os procedimentos e as expectativas que os funcionários devem seguir.
Estabeleça políticas e práticas para limitar reuniões presenciais e viagens em momentos em que há alto nível de risco.
Certifique-se de ter um registro de ausência consistente, pois altos níveis de ausência podem acionar algumas ações do PCN.
Implemente ações adicionais em linha com as práticas de saúde ocupacional e saúde pública conforme surgirem.
3. Mantendo-se presente
Um componente importante de qualquer plano é a comunicação. É realmente difícil manter as coisas funcionando adequadamente sem comunicação. É essencial estabelecer canais de comunicação que possam ser mantidos independentemente do que haja. Você deve conseguir agir de forma imediata, precisa e confiante.
Vários públicos diferentes devem ser alcançados com informações específicas a seus interesses e necessidades. Afinal, a imagem do negócio pode ser afetada positiva ou negativamente pelas percepções públicas de como qualquer situação de crise é gerenciada por suas empresas, sem falar no medo causado à saúde pública pelo coronavírus.
Ao determinar quem, quando e que tipo de comunicação utilizar, um plano sólido ajudará na gestão do fluxo das comunicações e a garantir que a comunicação certa alcance as pessoas exatas no momento oportuno.
4. Teste: Comece a praticar agora
Lembre-se que conscientização e prontidão são essenciais para a resiliência do negócio; então, agora que seu programa de GCN foi implementado e sua equipe foi treinada, é hora de agir.
Por exemplo, caso sua equipe ainda não tenha a flexibilidade de trabalhar à distância, comece agora. É difícil saber exatamente onde estarão os pontos problemáticos. Então, comece a praticar agora para saber quais sistemas e processos você precisa implementar.
Trabalhe com seu Departamento de RH para analisar, testar e atualizar seus planos contra um cenário real de pandemia. Crie diversos cenários para seus funcionários a fim de testar suas habilidades, realizar exercícios relevantes, identificar falhas nos planos e treinar as funções e responsabilidades da equipe. Invariavelmente, você pode encontrar coisas a melhorar; você pode até ter ideias de como melhorar suas operações diárias.
5. Recuperação
Uma das primeiras coisas a fazer é analisar a sua situação. Com seus dados já protegidos e armazenados em nuvem e seus funcionários mantendo uma produtividade segura a partir de seus dispositivos móveis, você pode começar a analisar a resiliência operacional; como você restaurará as operações com sucesso?
Sobreviver a uma crise de pandemia ou a qualquer dificuldade pode resultar também em uma grande quantidade de novas oportunidades. Entre em contato com seus fornecedores e prestadores de serviços e renegocie contratos favoráveis. Esteja aberto e aceite novos empreendimentos, adaptando-os e tornando-os sua vantagem para manter-se sólido e com foco no futuro.
É difícil prever o futuro e quais oportunidades e desafios poderão surgir em seu caminho, mas é compensador estar preparado para uma possível pandemia. Afinal, preparar-se para qualquer evento não é tão difícil quanto agir de forma tardia.
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Recursos adicionais
- Plano de Continuidade de Negócios acerca do COVID-19.
- COVID-19: Orientações de Saúde, Higiene e Bem-Estar.
- Ameaça de Doença Infecciosa: Lista de Verificação para Fornecedores/Terceiros.
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Plano de continuidade de negócios acerca do COVID-19
(Inclui, entre outros, o que segue:)
- Qual é a designação de operações e planos essenciais para transferir a equipe de funções não essenciais, caso a ausência de funcionários seja uma ameaça?
- Obtenha a confirmação da cadeia de comando e substitutos para líderes e funções críticas.
- Analise se sua infraestrutura de TI consegue suportar um aumento no trabalho a distância e gerencie qualquer carga que poderá ser adicionada à tecnologia voltada ao cliente ou de entrega de serviços.
- Isso inclui um aumento no uso do software de vídeo ou telefonia digital e um aumento no uso de aplicativos de Intranet pelos Funcionários para publicações da empresa.
- Crie um plano de comunicações internas para garantir que o plano de continuidade de negócios (PCN), atualizações e mudanças possam ser transmitidos em tempo real para aqueles que precisam tomar conhecimento de informações específicas, aqueles que precisam praticar novas ações, e garantir que as informações sejam recebidas e as ações sejam praticas, conforme adequado.
- Certifique-se de ter vários níveis redução de pessoal, em caso de falha crítica no sistema.
- Avalie o nível de risco de quaisquer prestadores de serviços ou outros terceiros dos quais sua empresa depende e obter a confirmação de prestadores de serviços críticos de que eles têm um PCN robusto e que podem implementá-lo conforme necessário.
- Acompanhe as divulgações da Organização Mundial de Saúde (OMS) ou do Centro de Controle e Prevenção de Doenças (CDC).
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COVID-19: Orientações de Saúde, Higiene e Bem-Estar
- Lave as mãos frequentemente com álcool em gel ou água e sabão.
- Ao tossir e espirrar, cubra a boca e nariz com um lenço de papel ou a manga da sua blusa (não com suas mãos); jogue o papel fora imediatamente e lave suas mãos.
- Evite contato próximo com pessoas que estejam com febre e tossindo.
- Se você estiver com febre, tossindo e com dificuldades respiratórias, procure assistência médica imediatamente e compartilhe seu histórico de viagem com seu médico.
- Limpe e desinfete objetos e superfícies com frequência.
- Não toque seus olhos, nariz ou boca se suas mãos não estiverem limpas.
- Em caso de preocupação com os sintomas, entre em contato com seu médico.
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Ameaça de Doença Infecciosa: Lista de Verificação para Fornecedores/Terceiros
- Na hipótese de surto, o fornecedor tem planos documentados de Continuidade de Negócios e/ou Recuperação de Desastres para TI?
- Os planos do fornecedor identificam os processos comerciais essenciais e sua prioridade de recuperação?
- O fornecedor leva em consideração prazos previstos para o surto e está, portanto, preparado?
- Caso os processos comerciais essenciais sejam afetados, quais são eles e qual é o prazo de recuperação esperado?
- Os planos do fornecedor abordam absentismo da equipe essencial por um longo período de tempo?
- Os planos do fornecedor abordam interdependências internas e externas da empresa?
- Os planos abordam todos os locais a partir dos quais o fornecedor presta serviços para sua empresa?
- Onde é a unidade de TI principal do fornecedor ou seu centro de processamento de dados – no mesmo prédio ou complexo comercial ocupado por seu negócio principal ou sua equipe operacional?
- O fornecedor tem outros escritórios que podem – ou poderiam – fornecer os produtos ou serviços atualmente utilizados por nossa empresa?
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Saiba mais sobre a tecnologia de continuidade de negócios da SAI Global que corrobora as avaliações de impacto comercial, gestão de crise, recuperação de desastres e planejamento de resiliência.
Sobre o Autor
James Green é Diretor do Departamento de Serviços de Consultoria de Riscos da SAI Global. Apaixonado por segurança de vida, James ajuda a equipe C-Suite a entender a importância da continuidade de negócios não somente durante uma emergência, mas como parte integrante das operações diárias. Ele trabalhou em eventos de risco em todo o mundo, incluindo a agitação civil no Egito durante a Primavera Árabe, em viagens e na proteção de executivos na orla do Pacífico e nos efeitos de tornados destrutivos em Oklahoma.
Sobre a Bravo GRC
A tecnologia impulsiona a evolução de negócios e de mercados. Para a Bravo GRC, isso não é só um discurso. Criada há mais de quinze anos, a companhia entende que somente empresas preparadas podem gerar mais conexões, enxergar novas perspectivas e lidar com o compartilhamento de informações de forma segura e confiável, o que deve ser implementado por pessoas que enxergam além da simples resolução de problemas. A Bravo GRC tem a gestão inteligente no seu DNA. Atenta às particularidades de cada negócio, a empresa cria novas práticas de gestão e redefine culturas. Junto aos clientes, vivência jornadas que atualizam formas de trabalho e superam quaisquer expectativas: tudo para transformar negócios do mundo de hoje e do amanhã. Ao consolidar e transformar o ecossistema de GRC, aplicações que cobrem todo o espectro de riscos, a Bravo GRC conecta sistemas inteligentes, desde IOT até a utilização de deep learning. O grande valor da companhia, no entanto, está na interação entre tecnologia e humano, em busca de uma transformação cultural e da concretização da performance com princípios.
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